- Централизованное хранение в цифровом формате
- Структурированную систему папок и категорий
- Автоматическую индексацию для быстрого поиска
- Контроль версий при внесении изменений
| Этап | Процессы |
| Создание | Загрузка, сканирование или генерация нового документа |
| Обработка | Распознавание текста, добавление метаданных |
| Хранение | Размещение в соответствующей категории |
| Использование | Поиск, просмотр, редактирование, отправка |
- Распределение документов по типам и категориям
- Назначение прав доступа для разных пользователей
- Установка сроков хранения и архивации
- Интеграция с другими бизнес-процессами
- Шифрование данных при передаче и хранении
- Многофакторная аутентификация
- Система ролей и разрешений
- Журналирование всех действий с документами
| Уровень доступа | Возможности |
| Чтение | Просмотр без возможности изменений |
| Редактирование | Внесение изменений в документ |
| Полный доступ | Все действия включая удаление |
- Поиск по названию, содержимому или метаданным
- Фильтрация по дате, типу или автору
- Совместная работа с комментариями и правками
- Экспорт в различные форматы (PDF, DOCX, JPG)
Важная информация
Система автоматически создает резервные копии документов согласно установленному расписанию для защиты от потери данных.
- Облачные хранилища (Google Drive, Dropbox)
- Электронная почта и мессенджеры
- CRM и ERP системы
- Онлайн-офисы (Google Docs, Microsoft 365)
| Процесс | Описание |
| Автоматическая архивация | Перемещение старых документов в архив |
| Удаление | Очистка по истечении срока хранения |
| Восстановление | Возможность вернуть удаленные документы |
