Правильное использование печатей: инструкция и рекомендации

Печати являются важным атрибутом документооборота для организаций и индивидуальных предпринимателей. Рассмотрим правила и особенности их применения.

1. Основные виды печатей

• Основная печать организации (круглая)
• Дополнительные печати структурных подразделений
• Печать "Для документов"
• Печать ИП (не обязательна с 2016 года)
• Факсимиле (только для определенных документов)

2. Когда требуется проставление печати

3. Техника правильного проставления печати

1. Проверьте чистоту штемпельной подушки
2. Расположите печать на ровной поверхности
3. Нанесите равномерное количество чернил
4. Плотно прижмите к документу без смещения
5. Дождитесь полного высыхания
6. Убедитесь в читаемости всех элементов

4. Правила расположения на документе

• Проставляется в месте, указанном как "МП" (место печати)
• Должна захватывать часть наименования должности подписавшего
• Не должна перекрывать подпись и важные реквизиты
• На многостраничных документах ставится на месте скрепления листов

5. Хранение и учет печатей

5.1. Организация хранения

Печати должны храниться в сейфе или специальном шкафу, доступ к которому имеет ограниченный круг лиц.

5.2. Журнал учета

• Фиксируйте все случаи использования
• Указывайте дату, документ и ответственного
• Храните журнал отдельно от печатей

5.3. Уничтожение печатей

1. Составьте акт об уничтожении
2. Физически повредите печать
3. Храните акт не менее 3 лет

Заключение

Грамотное использование печатей обеспечивает юридическую силу документам и защищает от подделок. Соблюдение правил хранения и учета помогает предотвратить несанкционированное применение и связанные с этим риски.